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远程沟通的三种常见方式沟通是项目的重要组成部分,行吗?

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查看120 | 回复0 | 2022-5-7 04:08:10 | 显示全部楼层 |阅读模式
        一、三种常用的远程通信方式

        沟通是项目的重要组成部分。随着互联网和协同办公软件的兴起,项目内部人员和业务可以遍布全球,提高了项目的沟通效率网络项目交流,降低了沟通产生的噪音,有效降低了项目成本。在项目规划过程中,项目经理除了要考虑人力、时间、物力和风险外,还需要加强项目沟通,尤其是远程沟通。

        除常规视频会议外,远程通信主要包括:

        1、电话

        2、邮件

        3、信息(短信和Vx)

        二、电话沟通

        1、应用场景:与邮件、信息相比,电话通信的特点是口语、直接、方便。电话通讯主要用于以下几个方面(包括但不限于):

        1)紧急但不重要;

        2)逻辑清晰、步骤具体的事情;

        3)双方都熟悉或做过的事情;

        4)主题较少(少于3个)的东西。

        2、备注:

        1)电话沟通,明确双方身份(加职位),描述事情结构清晰,描述准确;

        


        2)在非紧急情况下,需要在电话沟通过程中做出决策时,提供可选建议;

        3)沟通的主题要重复几次,确认;

        4)当有多个主题时,建议先简单的事情,重要的事情在后。

        示例:项目经理王磊和李莉的电话

        王磊:大家好,我是海信公司北斗项目项目经理王磊。这位是和旗公司GIS项目的李丽丽经理吗? (有标题,有名字,如果比较熟悉可以省略公司名)

        李丽:你好,王经理,我是李丽。

        王磊:李经理,我需要占用您几分钟的时间与您沟通两件事。

        李莉:好的,请讲。

        王磊:首先,我和张梅将于2月25日下周二上午10点去海奇公司拜访您,讨论项目的进展情况,好吗? (简单的事情优先)

        李莉:我查了日程,应该没问题。 25日上午10点我会来我的办公室谈项目的进展情况。如果有任何变化,我稍后会与您联系。 (重复,减少噪音)

        王磊:好的,稍后联系。第二件事是后天项目的验收。项目起步较晚,关键节点未落实。对于后天的验收,我有两个建议和大家商量一下:弟1个建议是推迟一周验收,两天内完成项目。满足验收条件。二、如已通知监理单位,我们将配合竣工项目验收,在下一个节点按时完成项目目标。李经理,你怎么看?

        李莉:我已经给主管和公司小虎发了通知。这次我会让他们先检查项目的质量。下一个节点必须按时完成。我们下周开会,现场谈一下情况。

        王磊:好的,谢谢李经理的支持,我们见面聊天吧。

        


        丽丽:好的,再见。

        二、电子邮件通讯

        1、应用场景:与电话、Vx沟通相比,邮件沟通更正式,可以通知多人。一封好的电子邮件是干净、简洁且结构清晰的。邮件主要用于以下领域(包括但不限于):

        1)会议通知、会议纪要;

        2)项目规划、关键节点等沟通事务;

        2、备注:

        1)摘要标题

        标题要简明扼要,概括邮件主题的思想,不过分强调细节。例如:请查看:2月10日项目启动会议的通知。关于会议的详细信息,具体时间、地点、参会人员可在邮件正文中突出显示。

        2)简单格式

        因为邮件沟通比较正式,所以不要使用个性化的背景图片、五颜六色的颜色和不同的字体。标记黑色以突出重点。

        3)逻辑清晰的结构

        标题和问候语需要在项目正文的开头加上,例如:张先生,你好!如果人多,也可以直接参考总称,例如:领导(同事),大家好!

        邮件一定要分段落,每段只能写一件事。建议使用简短的句子和简单的词来表达内容。最后,你必须强调对方需要跟进和配合的内容。再次感谢。

        4)使用标准化标签(推荐)

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